ユーザーズオフィスからのお知らせ　Announcement from Users Office

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2024/02/15　年度をまたいで2024年度にJ-PARCへ入構する方へ [ENGLISH]

2023年度の滞在期間中(～3月)から2024年度(4月～)にかけて連続して入構をされる方は、以下の手続きを必ず実施してください。期日厳守でお願いします。

=1=. 利用者支援システムのユーザー登録を更新 [令和6年2月16日開始]　＜全員必須＞

=2=. 入構申込書・Visit Proposal(対象者のみ)を提出　＜全員必須＞
＜重要　放射線管理区域内作業がある方について＞
期日3月15日までに提出した方については、個人線量計の定期交換の対象となり、3月28日・29日に4月分のバッジが用意されます。
＜手続きを忘れたとき＞
期日までに提出されなかった場合は用意できませんのでご注意ください。
期日を過ぎた際は、認定登録更新依頼書が提出された後に個人線量計が発行されます。

=3=. 2024年度一般・施設安全教育（オンライン）ビデオ視聴について　＜全員必須＞
４月１日(月)以降に視聴してください。それ以前に視聴したものは、３月３１日にリセットされて４月１日以降は無効となりますので間違わないようにしてください。

=4=. 個人線量計の定期交換　＜該当者・事前申請者のみ＞
実施日：令和6年３月28日(木)・29日(金)の2日間
　＜関連する手続き＞
　3月中に2024年度 認定登録更新依頼書(様式2-1d)を提出してください。
　4月に2024年度放射線安全教育を受講してください。（次項参照）

=5=. 2024年度ユーザーIDカードへの交換　＜全員必須＞
４月1日(月)～5日(金)の5日間の期間中(※)に、ユーザーIDカードを新しい有効期間のカードへの交換してください。現在お持ちのカードは必ず返却してください。
また必ず、同時に、2024年度安全教育（オンラインビデオのテスト回答、/放射線安全教育の受講）を行ってください。
＜実施場所・受付時間＞
ユーザーズオフィス、業務時間内（月曜日～金曜日、受付開始：午前９時、午後４時まで受付）
※上記期間中は2023年度ユーザーIDカードを使用して構内へ通行可能ですので、混雑の予想される初日及び各日朝9時を避けてご訪問下さいますようご協力をお願いします。

◇ 年度をまたぐ宿泊予約・旅費申請方法について
年度末及び年度をまたぐ宿泊予約を行う際は注意点があります。また、KEKからの旅費支給を受ける場合についても、申請する際に気を付けることがあります。
申請の手順を読んで申請を進めてください。

◇ その他
年度をまたがないで入構する方、現時点で入構日未定の方につきましては、日程が決まってから入構の2週間前までに手続きを行って下さい。
４月中に入構予定がある方は、来訪の２週間前までに手続きを行うようにしてください。

＜入構日程未定の時の認定登録依頼書提出について＞
利用者支援システムで2024年度に参加予定の実験課題番号の登録が完了している場合は、実験や実際の入構日程が未定であっても認定登録更新依頼書[2-1d](または認定登録依頼書兼管理区域立入許可願[2-1b])の提出が可能です。
課題番号が未定のままですと、提出はできません。

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2024/02/15　For those who will enter J-PARC in FY2024 after crossing the fiscal year

For those who will be entering J-PARC campus consecutively from the period of stay in FY2023 (until March) to FY2024 (from April), please be sure to follow the following procedures. Please strictly observe the deadlines.

=1= User registration for the user support system is renewed [Started on February 16, 2024] [Required for all users]

=2= Submit ‘Application form to visit PARC’ and ‘Visit Proposal (only for those who are eligible)’. [Required for all users]
// Important // : For those who will be working in a Radiation Controlled Area //
Those who submit the form by March 15 are eligible for the periodic replacement of personal dosimeters and will receive the badges for April on March 28 and 29.
Badges for April will be prepared on March 28 and 29.
// If you forget to follow the procedures //
If you fail to submit your application by the due date, we will not be able to prepare your badge.
If you miss the due date, your personal dosimeter will be issued after you submit the request form for renewal [2-1d].

=3= General and Facility Safety Education (Online) Video Viewing for FY2024 [Required for all users]
Please watch the video after April 1 (Mon). Please be sure not to make a mistake as the videos viewed before that date will be reset on March 31 and will be invalid after April 1.

=4= Periodic replacement of individual dosimeters
Date: Thursday, March 28 and Friday, March 29, 2024
// Related procedures //
Submit the Request for Renewal of Radiation Worker Registration Form for FY2024 (Form 2-1d) in March.
Attend the radiation safety training in April 2024. (See next section)

=5= Exchange of User ID card for FY2023 [Required for all users]
During the five-day period from Monday, April 3 to Friday, April 7 (*), please exchange your user ID card for a new card with a new validity period. Please be sure to return your current card.
Please be sure to complete the safety training for FY2023 (answering the online video test /and attending the radiation safety training) at the same time.
// Place and Hours //
Users Office, only during office hours (Monday through Friday, from 9:00 a.m., last entry at 4:00 p.m.)
*During the above period, you can use your FY2022 user ID card to enter the premises. We ask for your cooperation in avoiding the first day and 9:00 a.m. of each day, when congestion is expected.

◇How to make dormitory/lodging reservations and apply for travel expenses that cross over from one fiscal year to the next
There are some points to keep in mind when making dormitory/lodging reservations at the end of a fiscal year or across fiscal years. There are also some points to keep in mind when applying for travel expense reimbursement from KEK.
Please read the application procedures before proceeding.

◇Other
For those who will not cross the fiscal years, or for those who have not yet decided the date of their arrival, please complete the application procedures at least two weeks before arrival.

<Submission of Radiation Worker Registration Request Forms for Undetermined Dates of Participation>
If you have already registered your experiment proposal number in the User Support System, you can submit a Request for Renewal of Radiation Worker Registration Form [2-1d] (or Radiation Worker Registration Form [2-1b]) even if your experiment or actual date of entry is not yet determined.
If the assignment remains undecided, it cannot be submitted.